Для чого потрібне ведення кадрового діловодства
Відповідно до Конституції України, Кодексу законів про працю України (КЗпП), працівники реалізують право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу на підприємстві, в установі, організації або з фізичною особою. При належно оформленій найманій праці працівники мають право на відпочинок, на здорові і безпечні умови праці, на матеріальне забезпечення в порядку соціального страхування в старості, а також у разі хвороби або реабілітації, повної або часткової втрати працездатності та інші права, встановлені законодавством.
Належне оформлення найманої праці передбачає ведення кадрового діловодства. Кадрове діловодство ‒ це діяльність, що охоплює питання документування інформації про особовий склад підприємства (про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо) і організації роботи з кадровими документами.
Ведення кадрового діловодства в Україні являє собою трудомісткий і тривалий процес, при якому необхідно постійно враховувати нюанси законодавства про працю та нормативних актів, пов’язаних з кадровим обліком, і постійно відслідковувати законодавчі зміни. Крім цього, слід враховувати, що більшість кадрових документів в Україні оформляється на підставі типових форм, кожна з яких має затверджені правила оформлення.
Проблеми, яких зазнає підприємство у разі неналежного оформлення трудових документів
1. Виявлені при проведенні перевірок недоліки у кадровій документації можуть бути кваліфіковані як порушення законодавства про працю, за які підприємство буде змушене сплатити значні штрафи. Перелік порушень у сфері праці та штрафи за них встановлено ст. 265 КЗпП. Штрафи накладаються уповноваженими посадовими особами Державної служби України з питань праці (Держпраці) у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
У разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються. Це стосується лише порушень, передбачених абзацами 4 – 6, 9 частини 2 ст. 265 КЗпП: порушення строків виплати заробітної плати, недотримання гарантій оплати праці, недотримання гарантій і пільг, належних мобілізованим працівникам.
За порушення, передбачені абзацами 2, 3, 7, 8, 10 частини 2 ст. 265 КЗпП, штрафні санкції застосовуються незалежно від факту усунення порушень. Це недопущення до проведення перевірки або створення перешкод у її проведенні, допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, а також виплата заробітної плати без нарахування та сплати ЄСВ і податків.
2. Неналежне ведення кадрового діловодства часто призводить до виникнення трудових спорів (конфліктів) між роботодавцем і працівниками – як колишніми, так і нинішніми. Якщо конфлікт доходить до суду, то підприємство, де кадрову документацію оформлено неналежним чином, в 99 % випадків програє, несучи при цьому значні судові витрати.
Судовим рішенням, винесеним не на користь підприємства, може визначатися не тільки обов’язок відновити неправомірно звільненого працівника на роботі, але й стягнути на його користь заробітну плату за час вимушеного прогулу за весь час розгляду справи судом ‒ а розглядатися справа може від декількох місяців до декількох років.
Пропонуємо належний кадровий супровід підприємства
В рамках пакету «Розробка системи кадрової безпеки» наша компанія виконує:
- приведення штатного розкладу у відповідність до вимог законодавства;
- приведення назв посад та професій у відповідність до вимог державних класифікаторів;
- розробку Правил внутрішнього трудового розпорядку з урахуванням специфіки підприємства;
- розробку Порядку відсторонення від роботи працівників у стані алкогольного або наркотичного сп’яніння;
- документальне забезпечення відповідності відсторонення від роботи працівника;
- створення бази особових справ працівників;
- розробку шаблонів наказів кадрового напрямку;
- надання до служби кадрового забезпечення необхідних бланків;
- опрацювання форми П-2 та роз’яснення щодо її заповнення;
- індивідуальне розроблення посадових інструкцій;
- розробку робочих інструкцій;
- розробку програм проведення стажування робітників;
- розробку шаблону графіка відпусток;
- проведення перевірки правильності заповнення трудових книжок;
- створення проекту Колективного договору (не погодженого з органами державного нагляду), проколів та додатків до Колективного договору.
Надаємо примірник журналів та роз’яснення щодо їх ведення:
– Журнал реєстрації наказів з кадрових питань;
– Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.
Оплачується окремо за згодою:
– Положення про оплату праці (преміювання/депреміювання за порушення трудової дисципліни, вимог охорони праці, пожежної безпеки, електробезпеки); – розробка Колективного договору та його погодження з органами державного нагляду.